Besikta Bilprovning er siden starten i 2013 vokset hurtigt, ikke mindst efter opkøbet af ClearCar i 2016. I dag har virksomheden 200 synshaller fordelt på 164 steder i Sverige, hvilket gør den til en af de største i branchen. Der foretages naturligvis mange indkøb i en så stor og spredt organisation. 
 

– Det omfatter alt fra møtrikker og bolte til betalinger for tjenesterejser, markedsføring og forbrugsvarer. Alle indkøb styres af en matrix, og de enkelte ledere af synshallerne er ansvarlige for de lokale indkøb, siger Sophia Palebo, økonomichef i Besikta Bilprovning. 

Det har gjort en stor forskel i forhold til, hvordan det så ud for et par år siden. Det, der før var en langsom og uoverskuelig indkøbsproces, er blevet til et effektivt digitalt maskineri, hvor hver eneste transaktion ses i realtid. 
 

Meget papirarbejde  

– Tidligere foregik al administration af kortbetaling på papir, nye leverandører blev tilføjet manuelt efter indkøb, og alle kortansøgninger skulle godkendes af den administrerende direktør. Ud over at det var en langsommelig proces, var det meget svært at få et godt overblik over leverandører, kvitteringer og kort, siger Sophia Palebo.  

Lislott Fraser Borglin, regnskabschef i Besikta Bilprovning, er enig.  

– Tidligere blev kortkøb ikke håndteret i vores eksisterende lønsystem, og der var ingen digitaliserede bilag, hvilket gjorde håndteringen langsom og usikker, siger hun. 
 
I begyndelsen af 2022 blev det besluttet at omstrukturere indkøbsprocessen med en ny indkøbsmatrix og samtidig finde en betalingsløsning, der gav fuld kontrol og minimerede papirarbejdet. Valget faldt på Eurocard. 
 

– Vores krav var, at kortene skulle kunne følges i en webportal, og at alle transaktioner skulle kunne ses i realtid. Vi ønskede også at kunne håndtere digitaliserede/scannede kvitteringer og få transaktionerne automatisksendt til økonomisystemet med henblik på bogføring, siger Sophia Palebo.  

"Det har gjort en viktig forskel" 

I dag har alle ledere af synshaller deres eget Eurocard-firmakort, og kortene er knyttet til administrationsværktøjet Eurocard Portal. Kortadministratorer hos Besikta kan se, hvilke kort der tilhører hvem, tilføje og fjerne kort og ændre købsgrænser for hvert enkelt kort.   

Det er også blevet meget nemmere for kortindehaveren 

– Efter et køb rapporterer kortindehaveren udlægget digitalt. Det attesteres derefter af en leder og godkendes til sidst af økonomiafdelingen sammen med den fysiske kvittering. Jeg modtager også automatiske en notifikation, når en kortindehaver har brug for at tilføje en ny leverandør eller ønsker at ændre købsgrænsen for et kort, siger Palebo og fortsætter. 

– Den nye måde at arbejde med Eurocard portalen på har givet os fuld kontrol takket være overblikket over alle transaktioner, fakturaer og leverandører. Det har gjort en viktig forskel i forhold til, hvordan vi arbejdede tidligere.  

Også et virtuelt kort 

Desuden har Besikta Bilprovning suppleret sine fysiske firmakort med et virtuelt. 

– Vi bruger det til at betale for digitale mediekøb online som fx vores annoncer på Facebook og Google, siger Lislott Fraser Borglin, som administrerer det virtuelle kort. 

– Det er også nemt at dele med kolleger, samtidig med at man bevarer kontrollen, fordi det er mig, der godkender hvert køb med MitID. Desuden modtager jeg alle transaktioner på én faktura hver måned, siger hun. 

Om firmaet:  
Besikta Bilprovning er et af Sveriges største firmaer inden for bilsyn og tilbyder blandt andet lovpligtigt syn, efterkontrol og registreringssyn af motorkøretøjer, campingvogne og trailere.